8 Email Tội lỗi mà bạn không bao giờ nên phạm phải tại nơi làm việc

Khi bạn gửi hàng chục ghi chú mỗi ngày, nghi thức email có thể bị ảnh hưởng. Nhưng, nói Vicki Salemi , chuyên gia nghề nghiệp cho Quái vật , bạn nên luôn giữ thông tin liên lạc qua email của chúng tôi ở trên thanh. Cô ấy nói: “Bạn luôn muốn được coi là một người chuyên nghiệp, và việc gửi đi những email hoặc ghi chú quá bình thường phản ánh không tốt về bạn không chỉ với tư cách một người mà còn với cả một nhân viên nữa”.

Trong hình ảnh có thể có Điện thoại di động Điện thoại di động Điện thoại di động Con người Quần áo Quần áo và Khuôn mặt

Chắc nịch

lauren và audrina vẫn là bạn

'Chúng tôi có nguy cơ để lại cho mọi người ấn tượng tiêu cực về bản thân nếu chúng tôi không cẩn thận với các email công việc,' cô nói thêm. 'Hãy xem xét điều này: Bạn sẽ đến nơi làm việc vào buổi sáng mà không đánh răng hay chải đầu? Email là một phần mở rộng của tính cách chuyên nghiệp của bạn, vì vậy hãy giữ cho nó luôn bóng bẩy và sang trọng. '



Với suy nghĩ đó, đây là tám tội lỗi qua email — từ những thứ nhỏ nhặt gây khó chịu đến những rắc rối lớn — bạn không bao giờ nên phạm phải trong công việc.

1. Thực hành soạn thảo văn bản. Bằng văn bản, tất cả chúng ta đều mắc lỗi viết tắt một chút sáng tạo — chẳng hạn như thay thế chữ 'u' bằng chữ 'bạn'. Nhưng một nơi mà phương pháp này không thuộc về một email công việc, nói Michael Woodward , Tiến sĩ, nhà tâm lý học tổ chức, huấn luyện viên chuyên nghiệp được chứng nhận và tác giả của Kế hoạch của bạn: Hướng dẫn 5 bước để đảm nhận sự nghiệp của bạn trong nền kinh tế mới . 'Khi nói đến những người bạn không biết hoặc không thân thiết với bạn, bạn nên sử dụng những câu hoàn chỉnh và ngữ pháp phù hợp', anh ấy nói. 'Các email được soạn thảo kém có thể gây ấn tượng xấu và thường không nhận được phản hồi tốt cho bạn. Nếu email của bạn cẩu thả, có vẻ như bạn đã không dành thời gian cho nó và do đó không thực sự quan tâm. Và nếu bạn không có thời gian để soạn một email chu đáo, tại sao tôi lại dành thời gian trong ngày bận rộn của mình để trả lời? '

2. Tiếp tục và tiếp tục… và tiếp tục. Hãy suy nghĩ như Twitter và giữ cho email của bạn ngắn gọn. Sau khi bạn đã viết xong, hãy dừng lại để tự hỏi bản thân, 'nếu sếp của bạn hoặc người nhận đang quét email của bạn trên điện thoại của họ, liệu họ có phải cuộn xuống nhiều trước khi đến khoảng trắng không?' Salemi gợi ý. 'Mặc dù tội lỗi email này sẽ không khiến bạn bị sa thải, nhưng hãy cố gắng tránh thói quen gửi những email cực kỳ dài. Thay vào đó, hãy làm cho email của bạn thân thiện với người dùng bằng cách đưa vào các dấu đầu dòng với một hoặc hai câu mô tả. Hoặc viết một email ngắn gọn đề cập đến một tài liệu chi tiết hơn được đính kèm. '

3. Không đưa ra 'lý do tại sao.' Khi nói đến email, ngữ cảnh là yếu tố then chốt — và việc không cung cấp thông tin trước có thể khiến phản hồi bị chậm trễ hoặc khiến sếp khó chịu. Woodward nói: 'Khi bạn yêu cầu giúp đỡ hoặc đưa ra yêu cầu, hãy đảm bảo cung cấp cho người nhận email' lý do tại sao '. 'Đừng chỉ đưa ra một nhu cầu và mong đợi một phản hồi ngay lập tức. Mọi người đều có những ưu tiên mà họ phải quản lý. Hãy chắc chắn rằng yêu cầu của bạn phù hợp với các ưu tiên của họ như thế nào. '

4. Giả sử người nhận là người duy nhất đọc email của bạn. Salemi nói: Nếu bạn không đứng trên bàn và hét nó lên văn phòng của mình, có lẽ không thông minh khi đưa nó vào một cuộc trao đổi email. “Máy chủ của công ty bạn không chỉ có thể theo dõi email lâu sau khi nó bị xóa khỏi hộp thư đến của bạn và người nhận,” Salemi nói, “ghi chú có thể vô tình được chuyển tiếp đến những người khác. Hậu quả có thể từ trở thành thức ăn cho nhà máy buôn chuyện đến bị sa thải — và các ý kiến ​​và cuộc trò chuyện cá nhân là vì cuộc sống cá nhân của bạn. '

5. Gửi một vụ nổ vô tâm đến nhiều người. Woodward nói: 'Nếu bạn gửi một câu hỏi cho nhiều người nhận, điều bạn sẽ thấy là một hiện tượng gọi là chuyển hướng trách nhiệm. Nói cách khác, người nhận sẽ chờ xem một trong những người khác có phản hồi trước hay không, do đó họ sẽ giảm bớt trách nhiệm. ' Về thời hạn, đây có thể là một động thái email quan trọng (dự án) phải thực hiện. Vì vậy, thay vào đó, anh ấy nói, 'hãy luôn được nhắm mục tiêu trong email của bạn, đặc biệt là khi bạn cần trả lời một câu hỏi cụ thể.'

6. Không tôn trọng, chê bai hoặc thô lỗ. Hãy hình dung: Đồng nghiệp của bạn đã đánh rơi quả bóng và đổ lỗi cho bạn trong một cuộc họp — và thay vì đối mặt trực tiếp với kẻ nói dối nhỏ bé, bạn gửi cho cô ấy một email, nói cho cô ấy biết bạn nghĩ gì về hành động không hay ho của cô ấy. Tuy nhiên, Salemi nói, 'nếu bạn có mối thâm tình với đồng nghiệp, đừng dựa vào email để hàn gắn mối quan hệ đã bị tổn thương. Thay vào đó, hãy nói chuyện với người đó và nhờ người hòa giải, chẳng hạn như bộ phận nhân sự hoặc sếp của bạn, nếu cần. Có nhiều trường hợp email không phải là một phương thức giao tiếp thích hợp — và đây là một trong số đó. '

7. Không xem xét tin nhắn của bạn sẽ được đọc như thế nào. Và chúng ta không nói về trên máy tính để bàn hoặc trên điện thoại thông minh. Woodward giải thích: 'Giao tiếp là một con đường hai chiều, đặc biệt là khi nói đến email. Thông điệp bạn dự định có thể không phải là thông điệp nhận được, đó là lý do tại sao bạn cần phải nhận thức sâu sắc về các tiêu chuẩn và kỳ vọng về cách những người bạn làm việc cùng giao tiếp. ' Woodward nói nếu bạn chưa chắc chắn điều gì bình thường trong văn phòng của mình, hãy tránh xa những từ ngữ thông tục, tiếng lóng hoặc biệt ngữ có thể không quen thuộc với người nhận — họ có thể diễn giải những từ này khác với ý định của bạn. '

8. Chửi thề — ngay cả khi sếp của bạn làm điều đó. Những ông chủ tuyệt vời nhất có thể không quan tâm đến việc bạn có chửi bới trong một cuộc trao đổi email hay không, nhưng về phía bạn thì phong độ của bạn vẫn kém, Salemi cảnh báo. Tệ hơn nữa, nếu bạn đánh giá sai về nhà tuyển dụng của mình, bạn có thể làm tăng danh tiếng tại nơi làm việc của mình chỉ bằng một từ bốn chữ cái. Vì vậy, trước khi nhấn gửi, hãy 'giảm bớt ngôn ngữ của bạn và chỉ cần loại bỏ bất kỳ từ nào có khả năng gây khó chịu khỏi vốn từ vựng nơi làm việc của bạn', Salemi khuyến nghị. 'Bạn sẽ không nói như vậy trong một cuộc phỏng vấn xin việc, vì vậy đừng làm điều đó ngay bây giờ khi bạn có công việc. Bạn vẫn có thể đam mê mà không cần thả bom F. '

Và bất cứ khi nào bạn nghi ngờ, các chuyên gia của chúng tôi nói, chỉ có một quy tắc email thực sự mà bạn phải tuân theo: Hãy dành một giây — hoặc tốt hơn là vài phút — trước khi gửi. Salemi nói: “Bạn có thể viết một bản nháp, nhưng hãy cho bản thân một chút thời gian để suy nghĩ và chỉnh sửa trước khi nhấn gửi. 'Bạn có thể thất vọng hoặc lo lắng trong lúc này, nhưng bước ra khỏi nó trong vài phút hoặc thậm chí vài giờ có thể giúp ích cho bạn. Nhắc nhở bản thân rằng chuyên nghiệp và tôn trọng trong mọi giao tiếp là chìa khóa thành công trong sự nghiệp của bạn. '